Het social media beleid binnen uw organisatie

Het gebruik van social media in Nederland is de laatste jaren flink ingeburgerd. We kunnen  Facebook, Twitter of LinkedIn niet meer wegdenken uit ons dagelijks leven. Toch zijn er nog steeds vragen over het social media beleid binnen organisaties. Het is lastig om privé en werkgerelateerde uitingen op online kanalen te scheiden. Social media biedt zowel kansen als bedreigingen voor organisaties. U wilt vast niet dat uw organisatie in een verkeerd daglicht wordt gezet door een van uw medewerkers. Met het juiste social media beleid kunt u richtlijnen opstellen voor uw medewerkers en de controle hierover vergroten.

Wat mag u wel en niet vragen van uw medewerkers?

Het is aannemelijk dat een groot deel van uw medewerkers een account heeft op een social medium als Facebook, LinkedIn of Twitter. Stel, uw medewerker heeft een slechte dag gehad op het werk. De medewerker deelt zijn of haar gedachte over uw bedrijf op een negatieve wijze. Het bericht is openbaar en daardoor kan iedereen het lezen. U kunt zich voorstellen dat dit geen goede reclame is voor uw organisatie. Om te voorkomen dat er negatieve uitlatingen worden gedaan via social media of dat er vertrouwelijke informatie openbaar wordt gemaakt, is het van belang dat de werkgever aan zijn werknemers duidelijk maakt wat wel of niet acceptabel is. Het is daarom van belang om een aantal richtlijnen op te stellen in uw social media beleid.

Richtlijnen social media beleid

De volgende richtlijnen zou u kunnen meenemen in het social media beleid:

– Vastleggen of werknemers überhaupt uitlatingen mogen doen over het bedrijf.
– Vastleggen in hoeverre werknemers onder werktijd gebruik mogen maken van social media voor privédoeleinden.
– Vastleggen in hoeverre werknemers op social media mededelingen mogen doen over het bedrijf en/of collega’s.
– Het onderscheid tussen een privé en een bedrijfsaccount vastleggen.
– Voorwaarden vastleggen waarin staat hoe werknemers zich op social media mogen uiten uit naam van het bedrijf.
– Vastleggen hoe het afloopt met het account van de werknemer als zijn dienstverband stopt. Mag hij bijvoorbeeld al zijn volgers op Twitter meenemen of wordt het gehele account gesloten?

Let wel op: de werkgever moet altijd rekening houden met de vrijheid van meningsuiting. Een geheel verbod op social media is uiteraard onmogelijk. Wanneer uw bedrijf door een negatieve uiting in een kwaad daglicht wordt gezet, kunt u zich altijd verhalen op de regels van uw social media beleid. Eventuele sancties op de overtreding van deze regels kunnen ook in het beleid meegenomen worden.

Voorbeelden

Veel grote organisaties zoals Philips, Coca Cola en IBM hebben hun social media gedragscodes openbaar gemaakt. Het zijn goede voorbeelden voor wie een social media beleid wil opstellen. Neem een kijkje op:
– De social media gedragscode van Coca Cola
– De ‘social computing guidelines van IBM’
– De algemene gedragscode van CNV

Hulp nodig bij het opstellen?

Wij van Mens+ weten hoe  u uw richtlijnen het beste kan opstellen. Wij weten wat er speelt op het gebied van HR en zijn gespecialiseerd in alles omtrent personeelszaken. Komt u gerust langs voor een kopje koffie of neem contact met ons op.